Entente de référencement

ENTRE

Accès Autonomie inc.

1605 Jean Casgrain, Chambly, J3L 3J1,

représentée par

Manon Sauvé, sa présidente, dûment autorisée tel qu’elle le déclare;

(Ci-après nommé « Accès Autonomie »)

ET

1.          Nature de l’entente

1.01     La présente entente vise à ce qu’Accès Autonomie offre au partenaire une stratégie de marketing, et de lui référer des clients d’Accès Autonomie selon les disponibilités du partenaire et plus spécifiquement à offrir au partenaire :

i)       une visibilité des services sur le site web d’Accès Autonomie;

ii)      la possibilité de participer, aux frais du partenaire, à des séminaires et conférences qu’offrent divers organismes et résidences privées et publiques;

iii)     des formations à faible coût sur des sujets pouvant intéresser la clientèle et les partenaires d’Accès Autonomie et du partenaire;

iv)     l’accès aux partenaires d’Accès Autonomie pour former des équipes multidisciplinaires et pour susciter une synergie entre les divers partenaires;

v)      la possibilité d’avoir accès à une plate-forme web de collaboration/communication et de partage d’information entre le partenaire et Accès Autonomie.

2.          Durée de l’entente

2.01     La présente entente prend effet à compter de la signature des présentes pour une durée indéterminée, sauf s’il y a résiliation par l’une ou l’autre des parties tel que prévu à la section « 8. Résiliation ou suspension de l’entente ».

3.          Engagement

3.01     En contresignant avec Accès Autonomie, l’intéressé(ée) devient un partenaire, ce dernier s’engage à offrir ses services au respect des standards et du code d’éthique d’Accès Autonomie sans entrer en contraction avec aucune des règles en vigueurs à son ordre professionnel. Il reconnait avoir pris connaissance du code d’éthique d’Accès Autonomie, lequel est placé en annexe de la présente entente de référencement.

3.02     Accès Autonomie retient les services du partenaire afin de desservir sa clientèle selon les plus hauts standards de qualité du marché.

3.03     Lorsqu’un client d’Accès Autonomie réfère un nouveau client à Accès Autonomie et le partenaire, ce dernier est automatiquement lié à la présente entente lors des demandes de services du nouveau client.

3.04     Le partenaire offre ses services selon son horaire, les lieux et les moyens nécessaires afin de remplir ses tâches. Advenant une surcharge de travail, le partenaire se doit d’informer Accès Autonomie afin qu’Accès Autonomie puisse assurer à ses clients un service accessible dans un délai raisonnable.

3.05     Le partenaire peut suggérer d’autres services offerts par Accès Autonomie et dans ce cas, il devra suggérer au client de communiquer avec Accès Autonomie pour obtenir ce nouveau service. De plus, Accès Autonomie encourage le partenaire à utiliser lui-même les services des partenaires d’Accès Autonomie et à promouvoir les différents services auprès de ses clients.

3.06     Le partenaire doit donner à Accès Autonomie un préavis d’un (1) mois chaque fois qu’il prévoit cesser ses activités durant plus de cinq (5) jours ouvrables consécutifs.

3.07     Le partenaire doit aviser Accès Autonomie de toutes offres d’emplois à durée déterminée (temporaire) ou indéterminée (régulier) qui lui sont offertes par les clients d’Accès Autonomie car ces derniers ont déjà une entente avec Accès Autonomie pour l’embauche de partenaires d’Accès Autonomie.

3.08     Le partenaire doit continuer à rendre ses services à d’autres entreprises ou à d’autres clients; cette présente entente ne constituant pas une entente d’exclusivité de service ni un contrat d’embauche.

3.09     Le matériel et les services suivants sont fournis par Accès Autonomie :

i)       Accès Autonomie assure le premier contact avec le client et le contact entre le client et le partenaire;

ii)      Le partenaire facture lui-même le client pour les services rendus.  Dans ce contexte, les parties comprennent que c’est le partenaire qui facture et paie les taxes applicables au service rendu.

3.10     Le partenaire sera responsable de conserver ses dossiers professionnels en conformité des règles de confidentialité de son ordre professionnel le cas échéant.

3.11     Le partenaire se doit d’informer Accès Autonomie des honoraires avant taxes qu’il facture aux clients référés par Accès Autonomie.

3.12     Dans le cas où l’ordre professionnel l’exige, Accès Autonomie convient que le partenaire doit faire preuve de confidentialité et ne pourra en aucun cas divulguer le nom ainsi que les honoraires des clients référés par Accès Autonomie.

4.          Rémunération

4.01     Le partenaire s’engage à verser une redevance à Accès Autonomie selon l’une des situations suivantes:

i)       Pour un service rendu, une rémunération égale à vingt pourcent (20 %) des honoraires bruts;

ii)      Exceptionnellement, une rémunération pourrait être convenue entre les deux (2) parties.

4.02     La rémunération est avant taxes et débours que le partenaire facturera aux clients référés par Accès Autonomie ou par des clients d’Accès Autonomie et quand il aura été payé par le client pour les services rendus.

4.03     Accès Autonomie facturera également au partenaire les TPS, TVQ et autres taxes applicables sur les honoraires facturés au partenaire.

4.04     Le partenaire dispose lui-même du temps consacré à sa facturation pour les services rendus à Accès Autonomie, aux déplacements, à la gestion de son horaire, aux frais de cellulaire et de matériel s’il y a lieu, ainsi qu’à l’organisation et aux frais de son espace de travail.

5.          Modalité de paiement

5.01     Pour le partenaire offrant des soins de santé (ex. : infirmier(ère), infirmier(ère) auxiliaire, préposé(e) aux bénéficiaires) :

i)       Le partenaire a la responsabilité de fournir son numéro d’assurance sociale à la résidence.

ii)      Le partenaire doit transmettre une facture au client, sans erreur, via le site web d’Accès Autonomie selon les délais exigés par le calendrier de facturation du client. Si la facture contient des erreurs ou est envoyée en retard, des frais de gestion pourraient être demandés par le client;

iii)     Le paiement de la redevance sera effectué par le partenaire à Accès Autonomie, par virement Interac, dès que le partenaire a reçu le paiement du client.

5.02     Pour le partenaire offrant des services autres que les soins de santé,

i)       Le partenaire doit remettre au plus tard le dernier jour de chaque mois, une liste mensuelle des honoraires facturés par le partenaire à des clients référés par Accès Autonomie;

ii)      Accès Autonomie facturera le partenaire selon les modalités prévues à la clause 4. Rémunération;

iii)     Le paiement de la redevance sera effectué par le partenaire à Accès Autonomie, par virement Interac, dès que le client aura payé le montant facturé par le partenaire pour le service rendu;

iv)     Le partenaire doit suivre les consignes inscrites sur la facture d’Accès Autonomie.

5.03     Advenant le cas où les honoraires ne sont pas tenus à jour, une facture sera émise sur la base de la facture la plus élevée des six (6) derniers mois et devra être payée selon les modalités inscrites dans la présente entente. Le partenaire sera remboursé pour le trop payé lors de la fermeture des comptes annuels d’Accès Autonomie.

5.04     Un paiement est réputé être en retard si la période de paiement excède trente (30) jours. Dans un tel cas, le partenaire doit payer des intérêts. Les intérêts payables sont calculés à compter du premier jour de retard, au taux de 18 % par année, avant taxes.

6.          Obligation du partenaire

6.01     Le partenaire s’engage à être fidèle au code d’éthique d’Accès Autonomie ainsi qu’au code d’éthique de son ordre professionnel le cas échéant, ce dernier ayant préséance en cas de contradiction entre les deux (2) codes.

6.02     Le partenaire s’engage à fournir, aux 3 ans ou selon les exigences de ses clients, une copie du certificat d’attestation d’antécédents judiciaires émis par une entreprise autorisée afin d’assurer la sécurité des clients. De plus, le partenaire s’engage à aviser sans délai Accès Autonomie de toute condamnation à une infraction criminelle. Dans ce cas, Accès Autonomie pourra unilatéralement mettre fin au présent contrat s’il juge que l’infraction criminelle pourrait représenter un risque pour la clientèle desservie par Accès Autonomie. Le partenaire devra également s’assurer que tous ses employés et fournisseurs respectent les exigences du présent paragraphe et en faire la preuve sur demande à Accès Autonomie.

6.03     Le partenaire s’engage à fournir annuellement une copie d’assurance responsabilité civile d’entreprise, sinon, une copie d’assurance professionnelle erreurs ou omissions qui inclut une assurance responsabilité civile d’entreprise. Accès Autonomie décline la responsabilité des dommages que pourrait causer le partenaire. Le partenaire en a la responsabilité ainsi que ses assureurs.

6.04     Le partenaire s’engage à fournir une copie annuelle de la preuve d’adhésion à son ordre professionnel le cas échéant.

7.          Dispositions particulières

7.01     Le partenaire s’engage à s’abstenir de copier le modèle de guichet unique de services de référencement d’Accès Autonomie. De plus, s’il advenait que le partenaire ne travaille plus ou ne fasse plus affaire avec Accès Autonomie, le présent engagement de non-concurrence subsistera pour une période de deux (2) ans à compter de la date où le partenaire cessera ses activités avec Accès Autonomie.

7.02     Nonobstant les termes du paragraphe précédent, les parties reconnaissent que la présente clause de non-concurrence ne pourra en aucun cas empêcher le partenaire d’exercer sa profession, la clause de non-concurrence prohibant au partenaire de mettre en place ou d’avoir un intérêt, directement ou indirectement, dans une société offrant l’ensemble des services offerts par Accès Autonomie.

7.03     À la suite du départ du partenaire et advenant le désir du client de rester avec le partenaire, le partenaire s’engage à verser à Accès Autonomie la rémunération de vingt pourcent (20%) pour une période de deux (2) ans.

7.04     Le partenaire peut disposer d’un remplacement ou se faire aider sur un avis préalable de deux (2) semaines à Accès Autonomie. Le remplaçant doit rencontrer les exigences spécifiées dans la section « 6. Obligation du partenaire ».

8.          Résiliation ou suspension de l’entente

8.01     L’entente pourra être résiliée en tout temps par consentement mutuel des parties.

8.02     L’entente pourra être résiliée par l’une ou l’autre des parties, sans motif, sur avis écrit, en utilisant le formulaire élaboré par Accès Autonomie et intitulé « Résiliation de contrat », préalable de trente (30) jours à l’autre partie.

8.03     L’entente pourra être résiliée par l’une ou l’autre des parties, si l’autre partie manque aux dispositions, conditions, engagements, représentations ou garanties que contient l’entente.

9.          Généralités

9.01     Les parties conviennent que les articles énoncés dans ce document font partie intégrante de cette convention et s’engagent à les respecter.

9.02     La révision de l’entente se fera annuellement selon l’agrément entre les deux parties. L’un ou l’autre des partenaires peut proposer les révisions de bonne foi et toujours conforme aux règles en vigueurs à son ordre professionnel ainsi qu’au code d’éthique d’Accès Autonomie.

ANNEXE – CODE D’ÉTHIQUE D’ACCÈS AUTONOMIE

1.         Le comportement chez le client

1.01     S’informer des directives auprès du client et respecter les règles

1.02     Être présent sur les lieux du travail pendant son quart de travail

1.03     Respecter l’horaire de travail (ne pas partir tôt ou arriver tard)

1.04     Respecter le temps des pauses sans les multiplier

1.05     Aucun absentéisme de dernière minute ne peut être autorisé sans en aviser la résidence

1.06     Offrir une qualité et une quantité de travail impeccable

1.07     Ne pas utiliser le cellulaire sur les lieux du travail pour des fins personnels

1.08     Ne jamais étaler sa vie personnelle, faire des remarques physiques ou discuter de salaire

1.09     Dénoncer toute forme de comportements agressifs ou violents

1.10     Avoir une attitude positive et favoriser la bonne entente

1.11     Faire preuve d’autonomie et d’initiative

1.12     Démontrer de l’engagement envers le client et les collègues

1.13     Ne jamais référer un candidat directement à un client sans qu’il soit un partenaire AUTORISÉ d’Accès Autonomie

2.          Le respect envers les clients

2.01     Tout résident/client doit être traité avec courtoisie, équité et compréhension, dans le respect de sa dignité, de son autonomie et de ses besoins.

2.02     Le partenaire de service ayant à procurer des services à des clients/résidents doit les respecter, respecter leurs proches ainsi que les autres partenaires de service.

2.03     Le partenaire de service doit vouvoyer, en tout temps, le client/résident et l’appeler par son nom en utilisant les termes Monsieur/Madame sauf si la personne exprime clairement le désir d’être tutoyée et appelée par son prénom.

2.04     Le partenaire de service doit traiter le client/résident et lui donner des services par une conduite empreinte de respect, collaboration, politesses, courtoisie et savoir-être.

3.          Multidisciplinarité et professionnalisme

3.01     Le partenaire de service doit faire preuve d’exemplarité en adoptant des comportements respectueux et empreints de civilité en tout temps.

3.02     Le partenaire de service favorise l’entraide et la coopération avec les autres partenaires de service.

3.03     Le partenaire de service n’entretient aucune relation personnelle avec les clients/résidents autres que celle reliée aux fonctions quotidiennes pendant ou en dehors des heures de service.

4.          Le respect de l’environnement et de la qualité de vie

4.01     Le partenaire de service s’assure que les clients reçoivent la qualité et le service auxquels ils ont droit.

4.02     Le partenaire encourage et soutient le client/résident dans sa démarche pour conserver son autonomie le plus longtemps possible dans ses activités de la vie quotidienne.

4.03     Le partenaire de service respecte la propriété qu’il visite ou dans laquelle il travaille et ne l’endommage pas.

5.          Le droit à l’information et à la liberté d’expression

5.01     Le partenaire de service respecte les valeurs tant morales que spirituelles, les habitudes de vie et les choix personnels de chaque client.

5.02     Le partenaire de service doit faciliter l’obtention du droit à l’information, au soutien ou à l’assistance de la part des proches du client/résident ou de toute personne de son choix.

5.03     Le partenaire de service doit donner au client/résident l’accès à son dossier et les explications nécessaires à sa bonne compréhension.

5.04     Le partenaire de service doit faciliter l’expression des opinions, des critiques et des suggestions du client (dans son cadre de vie).

6.          Le droit à la confidentialité

6.01     Tous les renseignements relatifs aux clients/résidents doivent être traités de façon confidentielle. Les partenaires de service ne peuvent en révéler la teneur, verbalement ou autrement, dans le respect des lois relatives au secret professionnel et de la confidentialité des renseignements personnels.

6.02     En aucun cas, le partenaire de service ne doit donner des renseignements sur la vie privée et l’état de santé d’un client/résident en dehors des besoins liés au travail.

6.03     Le partenaire de service ne divulgue jamais le numéro de téléphone, l’adresse ou toute information sensible portant sur un client ou un partenaire de service, s’il n’a pas l’autorisation de le faire.

7.          La discrétion

7.01     Le partenaire de service doit faire preuve d’une grande discrétion à l’égard des clients/résidents et, en aucun cas, il ne doit exprimer de demandes ou récriminations en leur présence.

7.02     Le partenaire de service doit éviter les conversations personnelles devant les clients/résidents, de même que les confidences au sujet de difficultés familiales ou financières et à propos de problèmes relatifs au travail.

7.03     Le partenaire de service se doit d’être très discret sur les confidences qu’il reçoit et, en aucun cas, il ne doit en divulguer le contenu à qui que ce soit.

8.          La donation, le legs et la sollicitation

8.01     Un partenaire de service ne peut accepter un pourboire, une donation ou un legs lorsque cette donation ou ce legs a été fait à l’époque où le donateur ou le testateur recevait quelque service que ce soit du partenaire de service.

8.02     Le partenaire de service ne peut faire de sollicitation auprès des clients/résidents même si celui-ci est autorisé par un client/résident ou un membre de la famille.

9.          Médias sociaux

9.01     Le terme "médias sociaux" comprend la radio, la télédiffusion, les journaux et les plates-formes WEB telles que Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube, les blogues, les forums de discussion et toutes autres plates-formes similaires en ligne;

9.02     Nous considérons inappropriés la création et le partage par le partenaire de service, de contenu comportant :

i)       Un caractère obscène ou raciste,

ii)      Des informations à caractère politique ou religieux,

iii)     Des attaques personnelles, des insultes ou des propos jugés inappropriés,

iv)     Des propos diffamatoires à l’égard de personnes ou d’entreprises,

v)      Du contenu plagié ou contrevenant aux droits d’auteurs, de marque de commerce, etc,

vi)     Des pourriels et spams,

vii)   De l’information (incluant photos) sur les clients/résidents ou un membre de la famille.

10.       Code vestimentaire

10.01   Le partenaire de service doit porter des vêtements appropriés à son travail. Ils doivent être décents et professionnels.

10.02   Le partenaire doit avoir :

i)       Les ongles courts et sans vernis,

ii)      Les cheveux propres et coiffés de façon soignée,

iii)     Des vêtements propres ou un uniforme selon le cas,

iv)     Des chaussures propres fermées à talon plat avec semelle antidérapante,

v)      Des souliers ou bottes à cap d’acier et lunettes de sécurité pour les travaux.

10.03   Nous considérons inappropriés :

i)       Les bijoux pouvant blesser les résidents ou propager des infections,

ii)      Les couvre-chefs à l’intérieur,

iii)     Les camisoles et jeans,

iv)     Les vêtements moulants, décolletés ou trop courts,

v)      Tout symbole de nature discriminatoire ou violente,

vi)     Les sandales de type "tong".

11.       Non-respect du code d’éthique et sanction

11.01   Tous les partenaires de service sans exception doivent lire, signer et s’engager à respecter le code d’éthique entériné par Accès Autonomie.

11.02   Tous les partenaires de service qui ne respectent pas le code d’éthique (en tout ou en partie) s’exposent à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à l’annulation du contrat de service.